[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[BrunoD]

Bonjour à membres CA qui lisent ce sujet
En préparation des déclarations de revenu 2023 ouvertes en ligne aujourd'hui 11/04/2024, j'ai préparé un projet de rédaction du Règlement Intérieur CDZ. C'est à partir de la version mars 2019 convertie en word par Bertrand Rumeau
Je propose particulièrement un barème des remboursement de frais
- le barème prévoit un maxi par type de frais engagé (€/km, nuit hébergement, repas, ...)
- le Cercle ne rembourse que 66% des dépenses engagées et justifiées, par analogie avec la réduction d'impôt pour les abandons de créance engagés pour une association "d'intérêt général".
Je n'ai pas repéré les trop nombreuses modifs par rapport à mars 2019 pour ne pas alourdir la lecture.
Pour vos modifications et corrections le style modif italique vert foncé est proposé. Vous pouvez repérer les suppressions par barré

C'est une proposition ! Inutile de m'incendier avant que nous en ayons discuté, peut-être en visio de 3 ou 4 Personnes ?

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet1-avril2024.docx

RI projet1 11avril2024 Secrétaire

(33.68 Kio) Téléchargé 112 fois

Version mars 2019 convertie par B. Rumeau

2404-05cdz_reglement-interieur_B-Rumeau-selon-mars2019.docx

projet RI B.Rumeau corrigé converti 6avril2024

(25.96 Kio) Téléchargé 114 fois

[PIERRE]

Bruno, je ne t'incendie pas, mais je ne suis pas d'accord avec la façon d'aborder le sujet.
je m'explique...

il n''est pas question de réécrire le RI chaque année, aussi je pense que l'on doive partir du principe de l'abandon de créance et dire que c'est la règle.
ensuite, en attendant l'acceptation de l'administration fiscale et pour ceux qui ne pourraient en bénéficier, donner la manière de rembourser.

cela aura au moins l'avantage de s'épargner une réécriture dans deux ans.

pour le reste, tout est discutable...

[BR33]

Comme je l'avais déjà lu et un peu amendé, j'ai fait plus précisément les points 1 2 3
Pour la Boutique je pense qu'il vaut mieux que ce soit rédigé par quelqu'un qui s'en sert ou qui connait, car on arrive à des aberrations.
exemples : il faut l'accord du bureau pour effectuer une commande donc on fait deux réunions de bureau par mois !!!!
il est IMPOSSIBLE de commander quand il n'y a plus de stock !!!

Commentaire général et préalable : Nous sommes 9 élus, au bureau ou au conseil d'administration ????? Cela change au cours du RI !

Bonne lecture

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet1-avril2024 commentaire BRumeau.docx

(39.24 Kio) Téléchargé 130 fois

[Bruno74]

Vite lu et pas trop le temps de rédiger.

- Il manque sans doute un paragraphe "droits et devoirs du membre" et "Sanctions"
- Dans les remboursements je lierais bien FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS avec une obligation de retour:
- Expliquer le benefice pour le CDZ
- Un compte-rendu / reportage photos pour alimenter PK 43.5 ou la revue
- Pour les autres reunions, on devrait aussi privilégier autant que possible la visio.

[BrunoD]

Merci des commentaires de Bruno74 S, Pierre, Bertrand BR33
Je prends en compte et vous proposerai ce we une version 2
Christian Toursel contribuera aux échanges.

Commentaires de Bertrand
Merci de tes commentaires que je prends en compte pour la plupart.
Je ne comprends pas la remarque sur le nombre de membres du bureau ? Pas vu dans le doc que j'ai partagé.
Boutique
Merci d'être le gérant et d'administrer le site qui la mets en ligne.
Cela te donne compétence sur comment faire : le RI ne donne pas le comment la boutique est gérée mais ce que les adhérents doivent respecter pour commander et les exigences de gestion de la boutique.
Pour les décisions d'achat, de définition des prix, ... il faut accord du "bureau" Pour la boutique du Cercle, je pense qu'il sera très rare de devoir prendre des décisions d'achats urgents. Dans ce cas : téléphone au Président - Trésorier et information bureau par mail.

Accord du bureau, ne veut pas dire réunion à chaque fois mais par exemple :
- des orientations boutique par le bureau (voire le CA = bureau +DR +chargés de missions, ou même l'AG),
- de règles de renouvellement des stocks,
- Question sur des proposition d'achat par mail aux membres du bureau,
- question pour cession à prix réduit si stock important ou ancien, ...
- limites Euros d'engagement CDZ,
-attente de devis, ...


Sujet : [CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

J'ai fait plus précisément les points 1 2 3
Pour la Boutique ... il faut l'accord du bureau ...

[BrunoD]

Bonjour à membres du bureau
Bien que ce sujet CA dans le forum, ne soit pas privilégié aux messages mails, je vous partage ce projet 2 qui prends en compte l'esprit de toutes les remarques reçues.
J'ai ajouté quelques extraits des statuts concernant l'AG, le bureau qui édicte le RI validé par l'AG suivante,
En préparation de la réunion visio du 19 avril 16h, je vous invite à porter votre attention sur le barème des remboursement de frais proposé en fin de document : quelle indemnité €/km ? Plafonds et remboursements limités à 66% des frais justifiés ? .../...

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet2-15avril2024.pdf

projet 2 pdf 15 avril 2024 12h

(91.8 Kio) Téléchargé 114 fois

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet2-15avril2024.docx

projet 2 word 15 avril 2024 12h

(38.53 Kio) Téléchargé 137 fois

Pour info Table des matières
1 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES 2
1.1 Extrait des statuts (mars 2022) 2
1.2 Participants. 2
1.3 Votes et élections des membres du bureau : 2
Vote par procuration (pouvoirs) : 2
Rapport financier : 2
Vérificateurs aux comptes 2
2 ORGANISATION DE MANIFESTATIONS 2
2.1 Organisation de manifestation par un adhérent 2
2.2 Représentation lors de manifestations 2
3 BOUTIQUE 3
3.1 But de la boutique CDZ 3
3.2 Qui peut acheter ? 3
3.3 Le gérant de la boutique 3
3.4 Les commandes et expéditions 3
4 INDEMNISATION DES FRAIS 3
4.1 Généralités : 3
CONTRIBUTION VOLONTAIRE 4
4.2 Cas pouvant ouvrir à indemnisation : 4
A - PARTICIPATIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION 4
B - MISSIONS DES DÉLÉGUÉS RÉGIONAUX 4
C - FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS 4
4.3 Barème de prise en charge des frais engagés pour le Cercle 4
4.4 Modalités de remboursement : 5
A - LA NOTE DE FRAIS 5
B - Justificatifs des frais engagés pour CDZ 5
C - CONTRIBUTION VOLONTAIRE 5

[PIERRE]

pour moi, le chapitre 2 n'est pas clair.
en fait je ne suis pas certain d'en avoir compris le sens...

pour ce qui est des défraiement je ne suis as d'accord avec les plafond maximaux.
laissant déjà le tiers de la somme à ma charge, je ne pense pas que l'on puisse se restaurer pour 18 euros (remboursement de 12...) ni se loger pour 45€ (remboursement de 30 euros), encore moins en IDF...
que l'on incite à maitriser les couts est une chose, mais il y a des limites...
je ne comprends pas non plus la valeur du prix kilométrique.

si l'on écrit ce RI, c'est qu'il est nécessaire de le faire durer et être universel.
lorsque l'on aura (je pars du principe que cela se produira, et que toute la rédaction doit partir du principe que ce sera le cas - on temporise jusque sa mise en service) l'agrément fiscal, il y aura un déséquilibre entre celui qui fait une note de frais et celui qui aura l'avantage fiscal.
en 2023, le cout kilométrique de l'administration était de 0,697€ - cela veut dire un remboursement de 0,46€. hors avec ce qui est proposé, la note de frais ne remboursera que 0,34€.
ce sera pareil pour ce qui est repas et hébergement...
par contre, la phrase permettant de limiter les dépenses considérées comme abusives permet de modérer et réguler.

je rappelle que celui qui engage des frais pour le Cercle garde déjà 34% de ceux-ci à sa charge, augmenté de ce qu'il ne se fait pas rembourser! (quelle qu'en soit la raison!)

dans le même ordre d'idée, la présence de montants dans le RI n'est pas judicieux, car je pense que l'on devra le réécrire et le faire revalider en AG chaque année... si le prix du carburant monte à 2,5€, le cout kilométrique sera caduque à court terme.

à nous à trouver un moyen de ne pas avoir à revenir dessus chaque année !

[BrunoD]

Merci à Pierre de sa réponse.
La rédaction du chapitre 2 ORGANISATION DE MANIFESTATIONS est celle existante dans le texte de mars 2019.
Je suis d'accord qu'elle n'est pas claire mais je ne l'ai pas travaillée.

Défraiements et plafonds
J'ai noté des plafonds dans le tableau en supposant que le coefficient 0,66 était déjà appliqué.
Pour la valeur €/km, l'administration propose une valeur maxi 0,697 pour les salariés. Les cotisations des membres CDZ ne permettent pas des indemnités à ce niveau.
Dans le texte approuvé, les valeurs dans le tableau CDZ devront faire référence à des indices de l'administration
- par exemple €/km du fisc, CDZ rembourserait la moitié (au lieu de 66 %) soit 0,35 €/km

[PIERRE]

OK Bruno pour le paragraphe 2... on le garde sous le coude pour le moment.

je ne partage pas ton approche sur les km...
mais on doit/peut en discuter...

[Bruno74]

Au niveau du paragraphe " ORGANISATION DE MANIFESTATION" , ne pourrait-on pas ajouter une phrase dans le genre:

LE CDZ fait appel aux adhérents proches géographiquement des lieux de manifestations - choisies pour avoir un stand du cercle - pour représenter officiellement le Cercle dans le but de limiter le montant des frais de déplacement (Un Toulousain allant à Lille serait un peu ballot...)