[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[stratus]

Comme annoncé précédemment voici une proposition de demande de remboursement.

Comme les demandes se feront (je suppose) au fil de l'eau j'ai entièrement repenser ce document.

Les montants des "forfaits" sont totalement arbitraires et sont là pour l'exemple tout comme l'adhérent est, bien évidemment, fictif.

Le kilométrage ainsi que les coûts de péage ont été obtenus par Via Michelin (dans la feuille de calcul ils sont été multipliés par 2 -aller/retour, œuf corse)

En revanche l'exemple simule un déplacement vers un évènement prévu au planning du Cercle.

La feuille est protégée (mais sans MdP) afin de valider les cellules verrouillées.

Exemple de demande de remboursement (2024).xlsx

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[BrunoD]

Formulaire demande de remboursement

Comme annoncé précédemment voici une proposition de demande de remboursement.
La feuille est protégée (mais sans MdP) afin de valider les cellules verrouillées.

En préparation de la réunion visio du 17 mai, voici une proposition de Demande de remboursement excel et pdf, mise en forme à partir de l'exemple d'André du 29 avril. (Dans un post séparé, je mettrai une version actualisé du RI à finaliser quand nous serons d'accord sur le remboursement des frais en 2024)

2405-06cdz-bod_rembourser-RaiExpo4nuits.xlsx

demande remboursement frais CDZ 6mai excel

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2405-06cdz-bod_rembourser-RaiExpo4nuits.xlsx.pdf

demande remboursement frais CDZ 6mai pdf

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La feuille excel est verrouillée sans mot de passe pour sélectionner les case autorisées ombrée gris clair.
Les barèmes et plafond (le mot forfait ne me semble pas adapté car je crains qu'il n'encourage à justifier des frais sans recherche du coût le plus bas. Par exemple, un sandwich pris sur le trajet ne doit pas être défrayé comme un repas !) sont choisis en cohérence avec la recherche d'utiliser au plus juste les cotisations des membres.

Dans l'exemple de Rail Expo, j'ai ramené les km de 1400 à 800 AR, car CDZ cherchera un adhérent ou DR proche de l'expo pour le représenter.
J'ai aussi baissé les plafonds (forfait dans l'exemple d'André) en prenant 66% d'un coût hébergement 'raisonnable.'

Barème E/km et plafonds proposés le 6mai

2405-06cdz-frais_bareme-plafond.jpg (20.9 Kio) Vu 21 fois

J'ai laissé le formulaire pour saisie d'un seul événement mais je préfèrerai le tableau avec une ligne / événement
Le format (A5, permet l'impression papier de 2 formulaires par feuille.

[PIERRE]

non, faut savoir ce qu'on veut
c'est SOIT un plafond correct, SOIT un pourcentage sur le réel...
mais faut arrêter les conneries!
avec de tels taux tu n'auras personne pour QUAI ZERO - par exemple...

[Bruno74]

Apparemment il y a des taux officiels:

https://www.service-public.fr/particuli ... oits/F1132
https://www.n2f.com/blog/le-guide-compl ... 20scooters

[BrunoD]

Apparemment il y a des taux officiels:

Comme l'administration l'indique, c'est pour les salariés des associations.
Nous sommes des bénévoles et les cotisations des membres sont à utiliser au plus juste
Pour moi le maxi est la valeur voiture <3cv plus de 20000km/an soit E/km = 0,370.
Multiplié par 0,66 (analogie si réduction impôt sur abandon créance) = 0,24 €/km
Dans mon tableau demande remboursement CDZ, comme André, j'ai pris 0,25 €/km.

[BrunoD]

Projet RI version 5
J'ai pris en compte rapidement les remarques détaillées de Pierre et André.
Pour moi, il faut s'accorder d'abord sur les règles de remboursement des frais et pouvoir partager le projet de RI avec les DR, voire les adhérents, après la réunion visio du 17mai.

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet5-6mail2024-19h.docx

Projet RI v5 du 6mai word

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cdz_RI-Reglement-Interieur_projet5-6mail2024-19h.pdf

Projet RI v5 du 6mai pdf

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[Bruno74]

Paragraphe 2: Je ne garderais que le 2.1 qui a un lien avec le RI. Le reste concerne les statuts, pas la peine de les recopier dans le RI.

Paragraphe 5.2 Abandons de créance : A supprimer. Ca ne sert à rien de dire qu'on ne peut pas appliquer les abandons de créances. On ne parle pas de ce qui n'existe pas. On fera une maj du RI lorsque ce sera possible

Paragraphe 5.4 le taux de remboursement: on en met un seul (fisc ou app) et si on met soit l'un soit l'autre, on doit préciser la façon dont on choisit.

Selon calcul via michelin, ajouter "avec le parcours le plus rapide".

Pourquoi demander la carte grise?

[BrunoD]

Projet 5 au 7mai 11h avec paragraphe 2 extraits des statuts et 5-2 abandons créances réduits selon remarque de Bruno S.

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet5-7mail2024-11h.docx

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cdz_RI-Reglement-Interieur_projet5-7mail2024-11h.docx.pdf

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[PIERRE]

je trouve la formulation suivante trop restrictive :
3.2 Représentation lors de manifestations
Pour être représenté dans les manifestations, régionales, le bureau fera appel aux DR ou adhérents
proches géographiquement du lieu de manifestation.

je rendrais celle-ci plus "souple"... tel que, il faudrait que ce soit un adhérent de Dreux ou à coté qui soit à RAILEXPO. s'il ne veut/peut pas, pas de stand...
donc je dirais :
3.2 Représentation lors de manifestations
Pour être représenté dans les manifestations régionales, dans la mesure du possible le bureau fera appel aux DR ou adhérents
proches géographiquement du lieu de manifestation.

[stratus]

... c'est SOIT un plafond correct, SOIT un pourcentage sur le réel...

Je plaide pour fixer des forfaits, tout simplement. Cela évitera au Trésorier "d'éplucher" les notes de frais pour valider la réalité des frais engagés et d'y appliquer des ratios. Cette formule permettrait également d'anticiper et de budgéter, avec précision, une représentation et, éventuellement, de trancher. Les déplacements déjà envisagés pour 2024 et QZ 2024 vont peser lourd.

Je plaide également pour des remboursements au fil de l'eau (c.à.d. au fur et à mesure des dépenses). Pourquoi attendre la durée de l'exercice ; nous ne sommes plus dans la formule Cerfa annuelle. Cela permettra également de connaître au plus près l'état de la trésorerie du Cercle qui sera, à mon humble avis, très vite mise à mal dès lors que le "pactole" aura fondu.

Pour le reste je rejoins en grande partie Bruno S :

Laissons aux statuts ce qui appartient aux statuts et oublions (provisoirement !?) la notion d'abandon de créance et ce ratio de 66% qui n'a plus aucune signification en dehors de son contexte.

Pour la suite, SI les abandons de créances revenaient à pouvoir être appliqués, n'oublions pas que cette solution ne peut pas y intégrer les déplacements pour le fonctionnement (c.à.d. réunions CA/Bureau éventuelles et AG) pour lesquels la formule choisie pour les remboursements continuera à s'appliquer.