[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[stratus]

Cependant il serait possible, voire nécessaire, de valider les procédures et taux des remboursements de frais.

Deuxième semestre entamé de quelques jours et toujours pas de visibilité sur ce qui a été engagé depuis le début de l'exercice. Dangereux de naviguer à vue, ou au doigt mouillé, dans cette période compliquée pour les finances ; de plus l'année d'un QZ.

[Secretaire du CDZ]

Merci André et Pierre de vos retours.
J'ai pris en compte 95% des corrections d'André
J'ai ajouté un texte sur les manifestations organisées par le Cercle citant quai Zéro au point 3 comme demandé par Pierre
Le Cercle du Zéro organise des manifestations pour promouvoir la pratique du modélisme ferroviaire à
l’échelle zéro, comme par exemple Quai Zéro. Ce peut-être en partenariat avec une organisation,
association ou manifestation de modélisme.

Comme le dit André et comme le prévoit l'ordre du jour de vendredi validé par Patrick, il faut publier ce RI tel que préparé au 10 juillet.
Il n'est plus temps de débattre et les adhérents doivent savoir que CDZ est administré comme demandé par l'AG.
Si des modifications semblaient nécessaires, le Bureau les approuvera et je diffuserai aux adhérents, en tant que besoin.

J'envoie cette version au bureau +DR ce lundi, avec l'odj de la réunion du 12 qui ne prévoit qu'un vote.

cdz_RI-Reglement-Interieur_10juillet2024.docx

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cdz_RI-Reglement-Interieur_10juillet2024.pdf

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[PIERRE]

quel ordre du jour?
je n'ai rien reçu !

[Secretaire du CDZ]

Pierre
Le mail avec odj approuvé par Patrick vient d'être envoyé par mail aux membres Bureau et CA
Je le mets ci-après

2407-08cdz-CA_invitation-reunion-visio12juillet.pdf

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[PIERRE]

j'ai vu, il est arrivé chez moi après avoir posé la question

[stratus]

Dans l'OdJ, n'y aurait-il pas confusion entre PLT et le Bulletin ?

J'ai dû mal cherché mais je n'ai pas trouvé le modèle de note de frais.

André.

[PIERRE]

je souhaiterai deux ou trois modifications du RI...

il y a :
5.2 Abandons de créances
Faute d’agrément d’intérêt général par l’administration, le Cercle du Zéro n’émet pas de reçu fiscal pour les abandons de créances.

je préfèrerai :
5.2 Abandons de créances
Faute d’agrément d’intérêt général par l’administration, le Cercle du Zéro ne peut pas émettre pour le moment de reçu fiscal pour les abandons de créances.


il y a :
C - FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS
Le plus souvent, il n’y a aucune indemnisation de frais car la participation du Cercle du Zéro est subordonnée à la prise en charge par le club organisateur.
Cependant, pour les bénévoles chargés par le Bureau de représenter le Cercle lors de manifestations importantes pour l’activité et la représentativité du Cercle, des frais d’hébergement des représentants CDZ pourront être pris en charge selon le barème de ce présent RI.

je souhaite :
C - FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS
Le plus souvent, il n’y a aucune indemnisation de frais car la participation du Cercle du Zéro est subordonnée à la prise en charge par le club organisateur.
Dans certains cas, pour les bénévoles chargés par le Bureau de représenter le Cercle lors de manifestations importantes pour l’activité et la représentativité du Cercle, des frais d’hébergement des représentants CDZ pourront être pris en charge selon le barème de ce présent RI.


il y a :
- Les frais d’hébergement et repas sont plafonnés à une valeur « raisonnable ». Pour les manifestations, il n’est remboursé qu’un « vrai » repas par jour, celui du midi le plus souvent.

je demande :
- Les frais d’hébergement et repas sont plafonnés à une valeur « raisonnable ». Celle-ci est fixée par le bureau. dans certaines condition, il peut être dérogé à ce plafond. Pour les manifestations, il n’est remboursé qu’un « vrai » repas par jour,. la fin de phrase est inutile, et contradictoire vu que souvent le repas de midi est pris en charge par l'organisateur de la manifestation! "celui du midi le plus souvent".



questions annexes :
quid de la présentation du budget quand la participation à une manifestation est décidée moins d'un mois avant celle-ci ?
même question quand il n'y a pas de réunion de bureau entre le moment où on reçoit une invitation et la manifestation?

lors du dernier CA, il a été demandé à ce que la participation à une manifestation fasse l'objet d'un retour (nature de ce retour à préciser)... est-ce que cette condition a été intégrée au RI?

[stratus]

5.2 Abandons de créances
Faute d’agrément d’intérêt général par l’administration, le Cercle du Zéro n’émet pas de reçu fiscal pour les abandons de créances.

Je préfèrerai :
5.2 Abandons de créances
Faute d’agrément d’intérêt général par l’administration, le Cercle du Zéro ne peut pas émettre pour le moment de reçu fiscal pour les abandons de créances.

Cette précision n'est pas d'actualité. D'autre part, si lors de la demande de rescrit mécéna le RI nous était demandé par l'administration fiscale, je juge inopportun de dévoiler là où nous souhaitons en venir. Même si ça va de soi.

il y a :
C - FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS
Il y a :
- Les frais d’hébergement et repas sont plafonnés à une valeur « raisonnable ». Pour les manifestations, il n’est remboursé qu’un « vrai » repas par jour, celui du midi le plus souvent.
Je demande :
- Les frais d’hébergement et repas sont plafonnés à une valeur « raisonnable ». Celle-ci est fixée par le bureau dans certaines conditions, il peut être dérogé à ce plafond. Pour les manifestations, il n’est remboursé qu’un « vrai » repas par jour,. la fin de phrase est inutile, et contradictoire vu que souvent le repas de midi est pris en charge par l'organisateur de la manifestation! "celui du midi le plus souvent".

Pas toujours vrai ; exemple pour RE seuls les repas des "démonstrateurs" d'ateliers sont pris en compte.
Par ailleurs, je ne suis pas en accord avec la non prise en charge des repas du soir sous prétexte que chez soi on mange le soir
- Premièrement c'est le cas du repas du midi, donc on pourrait ne rembourser aucun repas
- Deuxièmement comment faire pour retrouver les mêmes conditions financières en extérieur par rapport au coût d'un repas pris à
domicile

Je concède que la somme doit aussi restée "raisonnable" et ne doit pas intégrer le coût d'un éventuel "repas de gala"
Et quid du petit déjeuner, qui n'est pas obligatoirement intégré au coût de la nuitée

Questions annexes :
Quid de la présentation du budget quand la participation à une manifestation est décidée moins d'un mois avant celle-ci ?
Même question quand il n'y a pas de réunion de bureau entre le moment où on reçoit une invitation et la manifestation ?

Ce n'est jamais compliqué d'établir d'un budget, même à "grosse louche". On sait où l'on va donc on connaît le kilométrage et le moyen de locomotion, On sait combien de temps on sera présent donc on connait l'enveloppe de la partie hébergement (nbr de nuitées et de repas).On sait à combien d'adhérents on y va. Ça devrait suffire pour que la décision soit prise.

Décision que le Bureau peut prendre en Visio comme tous les CA qui se déroulent depuis le début de l'année ou par échange de courriels avec tous les membres du Bureau.

Lors du dernier CA, il a été demandé à ce que la participation à une manifestation fasse l'objet d'un retour (nature de ce retour à préciser) ... est-ce que cette condition a été intégrée au RI ?

Est-il utile de préciser quelque chose qui paraît implicite ?'

[PIERRE]

d'où l'intérêt de discuter d'un texte ENSEMBLE et de vive voix, et pas seulement par écrit...


pour ce qui est "implicite", on a enfoncé de nombreuses portes dans ce RI... on n'est plus à une près!

je réitère ma demande de modif telle que je l'ai faite... (et pour info, j'ai partagé avec tous mes demandes!)
re-

[Secretaire du CDZ]

Version 10 qui ne satisfait pas Pierre
Je ne passe plus de temps sur ces fichiers
Le CA de vendredi 12/07 votera si CDZ publie ou non.
J'ai partagé aux membres du Bureau et DR (qui ne voient pas ce forum) la v9 de lundi 8/7 avec l'ordre du jour du 12/7.
Pierre a partagé ses remarques à tous, c'est bien.
Sauf ses exigences, je n'ai eu aucun retour.
André et moi avons répondu à Pierre.
Les membres du Bureau sont peu nombreux et nous avons beaucoup à faire pour les adhérents.
Mobilisons notre énergie pour CDZ, pas en bataille entre nous pour du texte.

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