[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[stratus]

Vite lu et pas trop le temps de rédiger.

- Il manque sans doute un paragraphe "droits et devoirs du membre" et "Sanctions"
- Dans les remboursements je lierais bien FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS avec une obligation de retour:
- Expliquer le benefice pour le CDZ
- Un compte-rendu / reportage photos pour alimenter PK 43.5 ou la revue
- Pour les autres reunions, on devrait aussi privilégier autant que possible la visio.

Je plussois en totalité et j'ajouterai pour les réunions distancielles un outil qui permet l'enregistrement. Facilitant l'écriture ultérieure du PV et évitant les débats "Ça a été dit", "Non ça n'a pas été dit", "Si, mais pas comme ça", ... Comme vécu encore récemment.

En ce qui concerne la Boutique il pourrait être utile de préciser qu'elle ne doit pas faire concurrence aux professionnels de la discipline. Cela pourrait être opposé aux grincheux de la profession en cas de remarque.

Pour le reste il n'est pas nécessaire de reporter dans un RI ce qui est déjà dans les statuts ; comme la tenue d'une AG par exemple.

Un RI est surtout utile pour ce qui est susceptible d'évolutions fréquentes puisque, contrairement aux statuts, pour un RI il n'est pas fait obligation de dépôt à chaque modif.

Pour le reste je note que la participation via ce canal reste modeste, les habitudes ont la vie dure. Pourtant un seul sujet débattu à chaque fois et la chronologie des réponses conservée au lieu de se perdre dans la (re)lecture de moult courriels et la multitude des thèmes abordés (ou pas) dans chaque réponse. Ainsi les échanges sont plus clairs et plus compréhensifs.

Cette procédure ne pourra être efficace que si chaque personne concernée y adhère. Et de l'efficacité le Cercle va en avoir besoin.

[PIERRE]

Pour le reste je note que la participation via ce canal reste modeste, les habitudes ont la vie dure. Pourtant un seul sujet débattu à chaque fois et la chronologie des réponses conservée au lieu de se perdre dans la (re)lecture de moult courriels et la multitude des thèmes abordés (ou pas) dans chaque réponse. Ainsi les échanges sont plus clairs et plus compréhensifs.

Cette procédure ne pourra être efficace que si chaque personne concernée y adhère. Et de l'efficacité le Cercle va en avoir besoin.

je dois avouer être d'accord avec André sur ce point...
mais espérons seulement que cette faible participation ne soit qu'un manque de réflexe...
la situation s'ouvrira en allant.

sur le fond, je ne pense pas que l'on doive valider l'intégralité du RI cette semaine, il a été prévu de s'accorder sur la prise en charge des dépenses. pas plus.
toutefois, cela n’empêche pas d'avancer sur d'autres points.
sur le principe de base, je pense que le RI doit donner un cadre, mais éviter de se tirer une balle dans le pied en donnant des limites qui seraient trop contraignantes et qui seraient opposables à l'issue.

[stratus]

... mais éviter de se tirer une balle dans le pied en donnant des limites qui seraient trop contraignantes et qui seraient opposables à l'issue.

Il est toujours possible, pour certaines rubriques d'ajouter la formule : "Exceptionnellement, il pourra être dérogé à cette disposition après accord préalable du CA" ; ou, tout simplement, d'inscrire à titre générique en fin de RI : " Exceptionnellement, il pourra être dérogé à certaines dispositions après accord préalable du CA".

[PIERRE]

... mais éviter de se tirer une balle dans le pied en donnant des limites qui seraient trop contraignantes et qui seraient opposables à l'issue.

Il est toujours possible, pour certaines rubriques d'ajouter la formule : "Exceptionnellement, il pourra être dérogé à cette disposition après accord préalable du CA" ; ou, tout simplement, d'inscrire à titre générique en fin de RI : " Exceptionnellement, il pourra être dérogé à certaines dispositions après accord préalable du CA".

c'est une solution...
d'où l'intérêt de ne valider que le PRINCIPE "pognon" vendredi, la règle de base et de se donner un peu de temps pour rédiger un texte plus précis et complet...
de toute manière, on avait convenu d'un groupe de travail, et ce ne sont pas trois mails et quatre échanges sur le forum qui sont un groupe de travail.
même si c'est un bon début de réflexion!

[stratus]

...
d'où l'intérêt de ne valider que le PRINCIPE "pognon" vendredi, la règle de base et de se donner un peu de temps pour rédiger un texte plus précis et complet...

Je sais que je suis un empêcheur de tourner en rond mais le "principe pognon" doit aussi être étudier sous l'angle des ressources récurrentes et à venir du Cercle. Le "magot" ne sera pas éternel d'autant que cette année avec les 'indemnisations" convenues et QZ, dont on ne connait pas encore le contour financier, la "jauge" va descendre d'un très gros tiers voire une petite moitié.
Au delà de fixer des règles il faudra également faire des choix drastiques ; en souhaitant qu'ils soient judicieux.

[BrunoD]

En contribution aux reflexions sur le barème RI de remboursement des frais aux bénévoles CDZ, j'ai collecté des prix moyens "INSEE" https://www.insee.fr/fr/accueil

Prix moyens mensuels de vente au détail en métropole
Nuitée et petit-déjeuner dans un hôtel 2 étoiles 2024 mars = 92€ (ça doit être à Paris ?)
Supercarburant sans plomb 95-E10 (1 litre) 2024 Mars = 1,8 E
restauration : pas trouvé en Euros,vu graphiques indice de prix

[PIERRE]

on se prend la tête pour rien....
92€ x 66% = 60€
on n'est pas si loin du remboursement envisagé...
et si la facture est moins chère, on flirtera avec la somme de 45€ plus facilement.

après, selon comment on formule les choses, on peut dire que si la facture est trop lourde et surtout exagérée, le Bureau peut décider de rabattre le remboursement...
pour Railexpo, par exemple, il est possible qu'elle dépasse la somme moyenne...
pour la Province, ça peut être moins cher...
je viens de faire une simulation au Campanile de Dunkerque... deux nuits pour Quai Zéro = 140 environ, petits-déjeuners compris. comme c'est une offre, difficile de connaitre le prix de la chambre sans petit-déjeuner. ça doit faire dans les 10 balles quand même...
donc on est à 60€ la nuit, soit remboursé dans les 40 ! on est en-dessous des 45...

même offre pour 3 nuits à Dreux pour Railexpo : 250€ avec petit-déjeuner... donc dans les 220 sans... ramené à la nuit, et pris en charge à 66%, on flirte avec les 48 à 50€... là, on est juste au-dessus des 45 préconisés...

réservation pour la GUILDEX. prix de la chambre en avance = £251, soit 293€ pour 3 nuits. donc remboursement à 66% = 64€
on est un peu au-dessus, mais l'hébergement est plus cher en Angleterre... l'un dans l'autre, on s'y retrouve quand même...

dans mon cas, pour aller à Nimes, je dors chez l'habitant. donc ça ne coute rien en hébergement! pas de facture non plus pour le repas de midi. ça compense alors!

on peut donc inciter les gens à réserver le plus en amont possible, et ne pas donner de valeur maxi, cela ôtera toute frustration et calcul d'apothicaire !

on va relativiser aussi et se demander combien de nuitées on a à rembourser dans l'année...

[BrunoD]

CERCLE DU ZÉRO : RÈGLEMENT INTÉRIEUR
(Projet3 selon version mai 2019 – 17 avril 2024 18h)
Style modif italique vert pour les corrections, barré pour les suppressions.

Vous trouverez jointe la version rédigée ce jour.
Je pense avoir pris en compte les diverses remarques de ce forum et celles reçues par mail.
J'ai interprété celles de Bertrand Ru, noyées dans des commentaires aussi inutiles que méprisants, sur la rédaction du § boutique.

Des points n'ont pas été retenus car trop descriptifs de pratiques du système boutique en ligne ou restant à débattre, particulièrement pour le barème.
Pour le barème des frais, nous rechercherons des références "officielles" (essai dans mon post précédent) pour permettre de suivre les évolutions des coûts sans mise à jour de ce RI.

Je serai moins disponible demain et jusqu'à la réunion visio de vendredi 16h où je présenterai cette version PROJET 3

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet3-17avril2024-17h.docx

RI CDZ word projet 17/10 18h

(37.27 Kio) Téléchargé 102 fois

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet3-17avril2024-17h.pdf

RI CDZ pdf projet 17/10 18h

(94.43 Kio) Téléchargé 119 fois

[PIERRE]

je relis la dernière version et regarde la partie remboursement des frais, qui est la seule à discuter demain (ou alors on va en avoir jusque minuit)

la phrase : L’indemnisation de frais concerne les adhérents du Cercle du Zéro, ou bénévoles mandatés par le bureau, menant des actions pour le fonctionnement et l'animation du Cercle.
je ne comprends pas trop à qui on s'adresse ou dans quel cadre. sans doute faudrait-il tourner la chose autrement.
peut-être peut-on dire un truc du style :
seuls les adhérents du Cercle Du Zéro peuvent voir leurs frais engagés dans des actions pour le fonctionnement et/ou l'animation du Cercle Du Zéro, après accord donné par le Bureau (ou le Président en cas de caractère d'urgence).
dans certaines conditions, des extérieurs au Cercle Du Zéro peuvent voir leurs frais rembourser avec l'accord du Bureau, en particulier lors de manifestations organisées par le Cercle Du Zéro.


dans la partie des types de frais à rembourser, je veux bien que les membres du Bureau ne soient pas défrayés de leurs nuitées d’hôtel, mais ça va jaser... et ça ne va pas aider à les motiver.
pareil pour les DR selon les activités!
dans certains cas aussi, il peut y avoir des frais de parking également.


je trouve un peu réducteur la prise en charge lors des expos. selon, repas et hébergements non pris en charge par l'organisateur ne doivent pas rester à la charge du bénévole...
pour Railexpo, il va y avoir des frais. pareil dans d'autres expos.


une notion n'est pas claire dans les maxima indiqués au point 5.3...
est-ce le maxima avant ou après l'abattement de 66% ?
de même, au lieu de parler de maximum, je parlerai de montant optimal raisonnable. quitte à préciser que si les circonstances le nécessite, le plafond peut être dépassé après avis au Président/Bureau.

c'est une question de forme, mais je commencerai le point C du 5.4 :
CONTRIBUTION VOLONTAIRE : Si l’association est reconnue « d’intérêt général » par l’administration fiscale,
il faudrait se montrer plus optimiste :
CONTRIBUTION VOLONTAIRE : Lorsque l’association sera reconnue "d’intérêt général" par l’administration fiscale, etc.
et préciser que les dépenses seront à compenser le plus souvent de cette manière.

[stratus]

CONTRIBUTION VOLONTAIRE : Si l’association est reconnue « d’intérêt général » par l’administration fiscale,

Comme je l'ai exprimé à plusieurs reprises et bien que François Gerard continue à ventiler les "Abandons de frais des bénévoles" dans cette catégorie (cf. SON bilan pour 2023), cette notion de "Contributions volontaires" est exclusivement réservée, en ce qui concerne le Cercle, à la valorisation du travail effectué par les bénévoles. Voici l'extrait du Règlement du 5 décembre 2018 de l'ANC (règlement homologué par arrêté du 26 décembre 2018 publié au Journal Officiel du 30 décembre 2018).

Chapitre I – Contributions volontaires en nature Art. 211-1
Une contribution volontaire en nature est l’acte par lequel une personne physique ou morale apporte à une entité un travail, des biens ou des services à titre gratuit. Ceci correspond à :
• des contributions en travail : bénévolat, mises à disposition de personnes ;
• des contributions en biens : dons en nature redistribués ou consommés en l’état ;
• des contributions en services : mises à disposition de locaux ou de matériel, prêt à usage, fourniture gratuite de services.


Tant qu'à rédiger un RI autant que ce soit avec des appellations correctes ; n'utilisons plus le terme "Contributions volontaires" mais "Abandons de frais par les bénévoles" en ce qui concerne ce processus lié à des réductions d'impôts VS Cerfa 11580*5. Mais nous n'en sommes pas là.

Je rappelle néanmoins qu'il est fait obligation aux associations de faire apparaître dans ses comptes les (vraies) Contributions volontaires.

Depuis janvier 2020, date d'application du règlement cité plus haut les comptes du Cercle auraient dû en tenir compte. Je m'en suis enquis lors de l'AG de 2022 (cf. PV de ladite AG). Je n'ai obtenu qu'un vague réponse comme quoi on en tiendrait compte pour les exercices suivants, où je n'ai rien vu de tel. En revanche cette notion est clairement apparue dans les comptes de 2023. Le Trésorier devra en tenir compte pour l'exercice 2024 ; j'y veillerai.

Petite complément technique :
Les abandons de frais des bénévoles se comptabilisent en classe 7
75412 Abandons de frais par les bénévoles
Les contributions volontaires se comptabilisent en classe 8
875 - Bénévolat