[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[BrunoD]

Remboursement des frais de déplacement : Forfait ?
Je préfère les mots plafond ou maximum.
Si le forfait plafonne la dépense, avec les justificatifs montrant qu'elle est supérieure au forfait, c'est acceptable.
Alors
- si la dépense avec justificatifs est inférieure au forfait, le demandeur déclare la valeur réelle
- s'il n'y pas de justificatif, le remboursement = zéro.
Le formulaire proposé le 6 mai indique les plafonds proposés volontairement bas.
Ce tableau serait débattu et tenu à jour par le bureau, une à deux fois/an serait suffisant pour coller à l'actualité.
Il serait validé par l'AG annuelle avec le RI.
Les zones gris clair sont modifiables par le demandeur.

2405-06cdz-bod_rembourser-RaiExpo4nuits.xlsx

tableau remboursement exemple xlsx

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2405-06cdz-bod_rembourser-RaiExpo4nuits.pdf

tableau remboursement exemple pdf

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Rappel du RI mars 2019 :
" .../...
A - LA NOTE DE FRAIS
Seuls les frais réellement engagés peuvent donner lieu à remboursement.
.../...
le Cercle du Zéro se réserve le droit de refuser ou de limiter un remboursement de frais de transport qui aurait pu être fait à meilleur coût."

[stratus]

Je me répète mais restons simples : des forfaits "raisonnables" pour les deux parties ; c.à.d. le Cercle et les intervenants éventuels.

Et inutile de revoir ceux-ci deux fois par an, sauf cas d'inflation galopante ou d'envolée du cours du Brent.

[BrunoD]

Pour débattre en préparation de la réunion visio du 17 mai
Voici le barème FFMF en 2018 pour abandon de créances et remboursement frais
Nous pourrions nous en inspirer en comptant inflation +30% ?
ANNEXE RI FFMF Barème 2018
Note de frais Automobile 0,15 €/km
Contributions volontaires (= abandon Créance) Automobile 0,311 €/km
FFMF 2018, Barème des franchises URSSAF pour remboursement
Le montant de la franchise est le montant maximum que le bénévole est amené à se faire rembourser par note de frais.
Repas pris au restaurant 18,60 €
Repas pris hors restaurant 9,10 €
Logement+ Petit Déjeuner dans 75, 92, 93, 94. 66,50 €
Logement+ Petit Déjeuner dans autres départements 49,40 €

2108ffmf-Instruct-anex-notes-frais_CV.pdf

barème frais FFMF 2018

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[PIERRE]

on peut aussi demander aux gens de faire un don de 50 euros au CDZ quand ils engagent des frais sans rien recevoir en contrepartie...
faut rester un peu sérieux, quand même!

je prends un exemple :
on en a pris plein la gueule pour un stand CDZ à Nimes, en expliquant qu'il y avait au moins 40 personnes pour tenir le stand au plan local...
Combien y-a-t-il eu de volontaires ou propositions ?
je n'entends pas la réponse... normal, pas eu le souvenir que qui que ce soit ait souhaité se faire chier à le faire!

donc, ce n'est pas l’aumône, mais restons réaliste, et remboursons les frais!
1 euro dépensé = 1 euro remboursé...

et à comparer, il serait utile d'avoir des données FFMF actuelles, pas vieille de presque 10 ans!

[stratus]

...Combien y-a-t-il eu de volontaires ou propositions ?

Alors là, tu es gonflé ! Il a été annoncé en CA que toi et Bertrand vous représenteriez le Cercle à Nîmes, je n'ai pas souvenir qu'il ait été proposé de céder la place à d'autres volontaires.

... 1 euro dépensé = 1 euro remboursé...

Ça c'est la porte ouverte à toutes les fenêtres. A quand une représentation à Nice avec un hébergement au Negresco ?
D'autant que, tu n'as cessé de le répéter, avec la formule précédente tu "perdais" 34% restant 66% au frais du fisc ; donc tu voudrais ne plus rien "perdre" soit 100% à la charge des adhérents.
Et comment chiffrer à l'€uro près les dépenses de trajet dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel ? Sinon un forfait au Km ?

Je ('re)prêche pour des forfaits "raisonnables" pour les deux parties.
Je le répète : plus simple pour le trésorier (poste qui, si je ne m'abuse, n'a toujours pas été pourvu pleinement) et budgétisation facilitée des débours à venir.
Ce qui sous-entend des choix : Est-il utile de se rendre à 3 personnes à Stafford pour la Guildex 2024 dans une contrée où le Cercle compte 5 (cinq) adhérents (dont l'un règle sa cotisation par virement en faisant le choix des frais bancaires, soit 10 €, à la charge du bénéficiaire) ? Si c'est pour y présenter les productions de certains artisans français qu'ils sponsorisent le Cercle.

Un fois connu le montant des débours réels de déplacement, Il serait intéressant de faire le bilan des rencontres de Nîmes ; c.à.d. coûts VS ventes boutique (en évaluant le bénéfice) et nouvelle(s) adhésion(s). Et ceci devrait être fait pour chacune des représentations du Cercle en expo (BAWeb le permet assez facilement). C'est la seule manière, à mon humble avis, de convaincre les adhérents que leurs cotisations sont bien utilisées et que les dépenses sont maîtrisées.

[PIERRE]

j'attendais effectivement une réponse de ce style...

quand l'AG a décidé de renoncer à l'avantage fiscal, elle savait qu'il faudrait trouver un autre moyen de dédommagement...
après, en ce qui me concerne j'ai accepté de m'engager en faisant l'avance sur une année, et avec l'avoir fiscal...
pour 2023, on a changé les règles après coup, et le Cercle a assumé...
pour les actions engagées avant l'AG, à cette heure, avance faite, mais aucune idée de la compensation!
pour la suite, c'est guère mieux!

les gens veulent voir le Cercle en expo etc... ça a un cout!
quant à avoir un retour immédiat investissement/cout, c'est une donnée un peu fallacieuse. quelqu'un qui adhère au CDZ aujourd'hui... comment savoir comment il a été convaincu? souvent, c'est après plusieurs rencontres, discussions etc...

avec ce genre de raisonnement, je serais curieux de voir le bilan de l'AG : cout/participants et participation... dans ce cas-là, on en viendrait à dire que l'an prochain, on ne fait pas d'AG...
donc soyons sérieux...

je ne dis pas qu'il faut dilapider l'argent du Cercle, mais il faut que l'on sache ce que l'on veut !

[Bruno74]

Je pense que Pierre parlait des réactions sur le forum pour Nîmes.

Mais de toute manière, il soulève un point important sur la participation en générale des adhérents du CDZ à la vie du Cercle.
Il y a plein de YAKA FOCON mais au moment de participer réellement, plus personne:
- les DR sont totalement invisibles.
- 0 volontaire pour le bureau alors que tout le monde était faché. C'était l'occasion de se présenter pour faire changer les choses. Même les petits nouveaux pleins d'enthousiame bottent en touche (Pas le temps...)
- 0 volontaire pour le poste de Trésorier, même le spécialiste en droit qui pointe en permanence les défauts de l'assoc et cite (mal) le droit à longueur de post a refusé.
- On veut une zone privée, seuls 79 membres ont souscrit.
- On veut une boite à idées car tout est décidé par le bureau : résultat bof bof, 1 seule idée venant d'un adhérent et qui n'a pas vraiment fait bouger les foules.

Bref, le CDZ pour 90% des gens, c'est le site et le forum, et peut-être la revue. Le reste ils s'en moquent et faut surtout pas s'impliquer.
Et comme il n'y a pas besoin d'être adhérent pour accéder au site/forum, c'est plié.

Bon, c'est le pb de toutes les associations...

Donc oui, il faut systématiquement demander des participants locaux pour chaque expo (Il me semble que le DR de nimes avait refusé) et que ce soit la charge des DR'd'organiser ça: soit en participant eux-mêmes, soit en proposant des "locaux". CE qui doit permettre la réduction des frais de dep.
Et si ça ne marche pas, on pourra retourner aux râleurs que personne ne s'est porté volontaire.

Enfin le retour sur investissement est difficile à juger, comme la pub en fait.
Je suis allé à Thonon récemment avec Bruno D: 0 vente / 0 adhérent de plus, mais un très beau succès en matière de visibilité/contacts du Cercle avec des néophites et des modélistes.

Comme j'ai dit plus haut: il faut systématiquement faire un bilan retour de chaque expo/rencontre avec présence du Cercle: Photos, explications, etc.

(je pense que Nimes n'a pas besoin de représentation officielle du CDZ: tous les participants le connaissent et l'evènement est semi-privé.
Guildex, il y a un côté historique et des liens avec les autres amateurs du vrai 0 (le 1/43.5) à ne pas perdre.
A étudier comment améliorer cette relation/participation/feedback - voir aussi, par exemple, leur fonctionnement, comment les membres anglais s'impliquent dans leur club ? et pas bête l'idée des sponsors )

Enfin comment on avance sur le pb fiscal du Cercle? On attend exactement quoi pour déposer nos dossiers?

https://www.associatheque.fr/fr/fiscali ... scaux.html

Le CDZ me semble répondre à tous les critères du rescrit mécénat notamment avec le site et la mise à dispo de documents, le forum largement ouvert à tous, ainsi que Quai Zéro (Notion de cercle restreint de personnes).

[BrunoD]

Remboursement des frais engagés par les bénévoles pour CDZ
Les récents échanges montrent qu'il faut choisir.
Je pense que les membres du bureau savent ce qui est nécessaire pour CDZ
- Les membres CDZ doivent être présents et visibles dans les manifestations partout en France (et pays voisins)
- Quand un membre s'est porté volontaire pour représenter le Cercle, en accord avec le CA (par ex s'il est le DR local), il est normal qu'il soit défrayé pour les frais qu'il engage pour CDZ. L'organisateur de la manifestation doit prendre en charge sa part comme pour tout exposant, selon ses règles.

Est ce que le CDZ peut rembourser toute participation d'un représentant CDZ à l'Euro prêt ?
Les cotisations CDZ n'y suffiront pas et les adhérents s'en iront.

D'où ma proposition restrictive sur les remboursement déplacements / hébergements / frais de bouche.
Avec l'abandon de créance, le demandeur n'était indemnisé qu'à 66% : par note de frais pour ce type de dépenses, CDZ ne devrait rembourser que 66% au plus.

Comme Bruno S, je pense que la participation à Nîmes de Pierre ne peut comprendre les €/km AR Nîmes - Longueau. Selon Via Michelin 2x849km, cela se monte à 2x205€ = 410 €, soit près de 12 cotisations CDZ.
Pour la présence boutique à Nîmes voulue par le bureau, je trouve que le remboursement des frais engagés à 66% serait acceptable, surtout s'il y a eu covoiturage (recherche du cout le plus bas pour CDZ.)

Nous sommes au mois de mai.
Comme administrateur, je pense qu'il faut décider comment CDZ rembourse quels frais dès ce 17mai,, avec rétroactivité pour le début 2024.
Ce serait bien d'y associer les DR, en leur partageant le projet avec les alternatives et en les invitant à la visio du 17mai, ou par vote sur le projet qui sortira de la réunion, avant fin mai ?

Je partage par mail avec les membres du bureau, ce lundi, le projet de RI en l'état avec le résumé ci-dessus en intro.

[Bruno74]

Je n'ai pas pas dit qu'il ne fallait pas rembourser Pierre.
De toute manière poir 2024, on avait décidé d'appliquer la règle des 66%
.Le barème kilometrique doit être celui qui aurait été appliqué si on avait eu droit aux remboursements fiscaux. Si ce sont les frais réels, et bien on prend les frais réels. Il faut assumer les erreurs/manques etc liés à ces fameux reçus fiscaux.

2024 est une année transitoire. On va avoir bcp de frais mais c'est comme ça.

Par contre, il faut se bouger pour 2025 et le rescrit fiscal. L'administration a entre 3 et 6 mois pour répondre et nous sommes déjà mi mai. Et on ne peut pas en émettre avant ce délai. Et je ne jouerais pas trop sur la rétroactivité de la chose.

[PIERRE]

Bruno,

pour un remboursement soit tu te bases sur le montant donné par Michelin à 100%, soit tu fais 66% d'un montant "administratif"...
sinon, si tu va ainsi, je dois ajouter le prorata de km fait pour le Cercle par rapport à ma distance annuelle et doit te facturer celui de l'assurance et de l'amortissement de la voiture...
je veux bien en être de ma poche, mais y'a des limites!

ce qui me choque surtout, c'est que cette discussion ne se fait qu'à 4 quand elle devrait impliquer tout le bureau ! donc avoir lieu en visio, pas ici puisque peu participent...

précision pour Nimes, on a répondu avec Bertrand à une demande du DR local qui souhaitait (et à qui j'ai demandé si la prestation lui convenait) avoir un stand du CDZ...