[CA] CDZ Règlement Intérieur 2024 - préparer projet

[CTO]

Après réflexion et discussions lors de la réunion CDZ PNPC + Belgique de dimanche 21, je confirme ma position de ne pas accepter lors de la présence de la Boutique en expo de vendre à des NON adhérents au prix réservés CDZ. La personne en charge de la Boutique sur le stand "offre" l'adhésion à 35 € comme solution au problème. Les limites restent claires et simples.
Injustice/favoritisme qui pourra nous être reproché par celui qui sera repoussé pour une commande via le site.
Que cela ne concerne que de rares personnes ou non, c'est le principe qui est en cause.
Nous relisons et affinons le RI afin de ne plus donner prise à des critiques (justifiées ou non) alors il ne faut pas donner les verges pour se faire battre.

Pour le reste je pense que nous avançons. Le RI doit rester simple et clair autant que possible. Les règles de fonctionnement que nous choisissons pour le forum, la Boutique et autres n'ont pas besoin d'y être. Par contre, évidemment, dans les accès Boutique et forum elles doivent y être précisément explicites.

Bonne journée, Christian.

[CTO]

Dans le projet de CR du bureau du 19 et daté du 23 avril par BDE :
Participation aux expos / réunions
Les manifestations avec représentation CDZ, seront choisies pour leur intérêt en termes de
promotion CDZ et de l’échelle zéro, en privilégiant les échanges avec les adhérents ou amateurs.
Pour limiter les dépenses engagées pour la présence CDZ dans les manifestations, nous
solliciterons les DR et adhérents proches des manifestations choisies. La boutique y sera présente
chaque fois que possible, B. Rumeau assurant sa présence dans 4 manifestations par an. Selon les
règles fiscales, les produits de la boutique pourront être cédés aux non-adhérents dans 6
manifestations par an au plus.

Cette phrase que j'ai mise en rouge est incorrecte.
Nous avons droit à 6 manifestations partiellement exonérées de TVA.
C'est sans aucun rapport avec le fait que nous choisissions ou non de vendre au public non adhérent.
Le droit de vendre à nos adhérents est lui aussi encadré : si nous sommes en concurrence déloyale, nous serions soumis à la TVA.
Mais ici nous parlons d'autre chose et comme déjà écrit, quel que soit le nombre d'acheteur(s), par principe, je reste opposé à toute vente à des non-adhérents.

CTO, Christian TOursel.

[BrunoD]

Bonsoir
Dans ce projet 4, je pense avoir pris en compte les modifications demandées lors de notre réunion de bureau du 19 avril, celles de ce forum et les mails de CTO et André.

cdz_RI-Reglement-Interieur_projet4-25avril2024-18h.docx

RI cdz projet4 25avril 18h docx 37ko

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cdz_RI-Reglement-Interieur_projet4-25avril2024-18h.pdf

RI cdz projet4 25avril 18h pdf 93ko

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Modifs par rapport au projet 3 du 17avril
Elles sont notées en italique surlignées vert clair. Les textes supprimés n'apparaissent pas pour faciliter la lecture.
- Plusieurs règles réécrites sous forme plus générales, par exemple le tableau barème des frais est supprimé et remplacé par des règles texte.
- Abandons de créances (si association ...) est regroupé dans un seul §
- Vente boutique au public = non, sauf accord exceptionnel du bureau pour des articles spécifiques CDZ qui ne font pas de concurrence aux professionnels du secteur.

Table des matières pour info
1 Pourquoi ce Règlement Intérieur – RI 1
2 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES 2
2.1 Extrait des statuts (mars 2022) 2
2.2 Participants. 2
2.3 Votes et élections des membres du bureau : 2
Vote par procuration (pouvoirs) : 2
Rapport financier : 2
Vérificateurs aux comptes 2
3 ORGANISATION DE MANIFESTATIONS 2
3.1 Organisation de manifestation par un adhérent 2
3.2 Représentation lors de manifestations 2
4 BOUTIQUE 3
4.1 But de la boutique CDZ 3
4.2 Qui peut acheter ? 3
4.3 Le gérant de la boutique 3
4.4 Les commandes et expéditions 3
5 INDEMNISATION DES FRAIS 4
5.1 Généralités : 4
Les frais indemnisables doivent répondre aux impératifs suivants : 4
5.2 Abandons de créances 4
5.3 Cas pouvant ouvrir à indemnisation : 4
A - PARTICIPATIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION 4
B - MISSIONS DES DÉLÉGUÉS RÉGIONAUX 4
C - FRAIS DES BÉNÉVOLES DANS LES EXPOSITIONS 4
5.4 Barème de prise en charge des frais engagés pour le Cercle 5
Frais kilométriques 5
5.5 Modalités de remboursement : 5
A - LA NOTE DE FRAIS 5
B - Justificatifs des frais engagés pour CDZ 5

[PIERRE]

Bonne synthèse, Bruno,

dans le point 2, je pense qu'il faut préciser que pour être élu, il convient d'avoir obtenu plus de 50% des voies exprimées. c'est un point qui a donné lieu à commentaires sur le forum, donc autant l'écrire....

dans le point 3.1, depuis le début la formulation me dérange... je crois que je viens de voir où....
à la formule "Un membre ne peut organiser une manifestation au nom du Cercle du Zéro sans l’accord du bureau", je préfèrerai "le Bureau peut mandater un membre pour organiser une manifestation au nom du cercle Du Zéro"... ça ne change pas grand chose, mais on prend les choses dans le bon sens me semble-t-il...

pareil, pour le point 3.2, je prendrais bien les choses à l'envers. le paragraphe "Sur demande, le Cercle du Zéro peut mettre à disposition des membres une signalétique type ou personnalisée. Seuls les visuels approuvés par le Bureau peuvent être utilisés.
Afin de limiter les frais de déplacement, le bureau fera appel aux DR ou adhérents proches géographiquement du lieu de manifestation pour présenter un stand du CDZ." pourrait être écrit d'une autre manière :
"Le Cercle Du Zéro souhaite accroitre sa visibilité dans les expositions régionales. des membres peuvent être alors missionnés par le Bureau pour assurer une représentation du Cercle à cette occasion. Idéalement, il convient dans la mesure du possible de faire appel à des DR ou membres pas trop éloignés à cet effet. le Cercle Du Zéro peut mettre à disposition des membres une signalétique type ou personnalisée. Seuls les visuels approuvés par le Bureau peuvent être utilisés."
cela permet de déroger à la règle pour la proximité si nécessaire. cela renforce aussi l'ambition d'occuper le terrain.

voila...
je vais relire tranquillement le texte plus tard pour voir ce que l'on peut améliorer... et éventuellement fluidifier.
perso, je suis favorable à une vision positive et encourageante de la rédaction, pas une liste de limites et interdictions...
c'est un peu l'esprit qu'a pris la SNCF avec les résas TGV. au début, la résa TGV était obligatoire. maintenant, elle est seulement nécessaire. c'est moins impératif, mais dans les deux cas, si tu n'as pas de résa, tu prends une prune!

[PIERRE]

hello !

deux bricoles sur la Boutique...

point 4.2 :
je pense que la mention "La boutique fonctionne par correspondance ou lors de la présence du gérant, ou d’un membre habilité
par le bureau, pendant une manifestation ou une réunion." devrait être remplacée par "La boutique fonctionne par connexion sur la page dédiée du Site du Cercle Du Zéro. Éventuellement, elle peut être présente physiquement lors de réunions ou de manifestations, avec la présence du gérant, ou d’un membre mandaté."

Point 4.3 :
la formulation "Le gérant de la boutique n’est pas habilité à passer des commandes sans l’accord du Bureau.Il prospecte, fait des appels d'offres ou demande des devis au nom du Cercle du Zéro" ne correspond pas à ce dont nous avons débattu la dernière fois.
je pense qu'il serait plus judicieux d'inscrire : "Le gérant de la boutique est habilité à passer des commandes. si les sommes engagées sont importantes (montant convenu en Bureau), l'investissement est discuté par le Bureau. Il prospecte, fait des appels d'offres ou demande des devis au nom du Cercle du Zéro"

Point 4.4 :
je pense que la formulation "Toute commande à la boutique CDZ fera l’objet d’une saisie de commande en ligne. - Pour une commande par courrier postal ou téléphone, contacter le gérant afin de vérifier la disponibilité des produits et calculer des frais de port." peut être plus proche de la réalité si on écrit :
"Pour passer commande à la boutique du Cercle Du Zéro il faut se connecter au site du Cercle Du Zéro. Dans le cas exceptionnel où cette connexion n'est pas possible, il convient de contacter le gérant par téléphone afin de vérifier la disponibilité des produits et calculer des frais de port."

il me semble qu'il y a incompatibilité dans la phrase "La commande est validée dès que le bon de commande et le règlement sont parvenus au Gérant. Le règlement sera effectué par virement bancaire, chèque au nom du Cercle du Zéro ou en espèces auprès du trésorier".
il pourrait être inscrit : "La commande n'est confirmée qu'à réception du règlement.
Le règlement peut-être effectué par virement bancaire, chèque au nom du Cercle du Zéro ou en espèces (lors de présence physique)."

là encore, la phrase "Les envois se font au choix de l’adhérent : lettre, colissimo ou poste européenne, distributeur, …" n'est pas tout à fait exacte.
je suggère : "Lors de la saisie de la commande sur le site du Cercle Du Zéro, le bénéficiaire choisit le mode d'expédition : lettre, colissimo, poste européenne, distributeur, …"

on va avoir un truc super de course!

[BrunoD]

Merci Pierre des suggestions de modification des textes. Je les utiliserai pour la prochaine version.

Indemnisation des frais kilométriques
Dans le projet 4, j'ai proposé que le taux €/km soit décidé par le bureau et appliqué par le formulaire note de frais (tableau excel actuellement.)
Ci-après exemple de frais km 2023 d'un adhérent Ardèche.
Le taux appliqué mi 2023 est de 0,324 €/km.
Il est diminué par le coefficient 0,66 ce qui donne un taux effectif de remboursement de 0,214 €/km pour le demandeur.

Dans l'exemple fictif pj, pour 438km la déclaration indique 142€, soit 94 € effectivement versés au demandeur par CDZ.

2308_cdz1207-exemple-frais-438km-94e.pdf

Frais km 2023, exemple CDZ du 07

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Je pense que les moyens CDZ, cotisations des membres, ne permettent pas de rembourser beaucoup plus que 0,35€.
C'est loin du taux maxi accepté par l'administration 0,697 €/km.
0,35 x0,66 = 0,23 €/km : si j'utilise un véhicule qui consomme 8 litres/100km à 2€/litre, cela me coute 0,16 €/km.
Avec un remboursement effectif CDZ de 23€/100km, il me reste 7€/100km pour l'usure du véhicule.
Cela me semble correct. Un remboursement CDZ plus élevé ne paraitrait-il pas un "enrichissement" pour les autres adhérents ?

[PIERRE]

Merci Pierre des suggestions de modification des textes. Je les utiliserai pour la prochaine version.

Indemnisation des frais kilométriques
Dans le projet 4, j'ai proposé que le taux €/km soit décidé par le bureau et appliqué par le formulaire note de frais (tableau excel actuellement.)
Ci-après exemple de frais km 2023 d'un adhérent Ardèche.
Le taux appliqué mi 2023 est de 0,324 €/km.
Il est diminué par le coefficient 0,66 ce qui donne un taux effectif de remboursement de 0,214 €/km pour le demandeur.

Dans l'exemple fictif pj, pour 438km la déclaration indique 142€, soit 94 € effectivement versés au demandeur par CDZ.
2308_cdz1207-exemple-frais-438km-94e.pdf

Je pense que les moyens CDZ, cotisations des membres, ne permettent pas de rembourser beaucoup plus que 0,35€.
C'est loin du taux maxi accepté par l'administration 0,697 €/km.
0,35 x0,66 = 0,23 €/km : si j'utilise un véhicule qui consomme 8 litres/100km à 2€/litre, cela me coute 0,16 €/km.
Avec un remboursement effectif CDZ de 23€/100km, il me reste 7€/100km pour l'usure du véhicule.
Cela me semble correct. Un remboursement CDZ plus élevé ne paraitrait-il pas un "enrichissement" pour les autres adhérents ?

c'est au Bureau à en décider lors au prochain CA. collégialement... et je suis d'avis de ne pas mettre le montant dans le RI de manière à ne pas devoir le modifier chaque année...

pour le reste je te laisse faire les modifications (plus simple de les faire en une seule fois!)

[stratus]

En ce qui concerne les frais kilométriques :
J'ai comparé Mappy VS Via Michelin, il en ressort pour un trajet identique que Mappy indiquait quelques kilomètres de plus, le coût annoncé pour le carburant était plus généreux de quasiment 10% pour Via Michelin (affichant pourtant un kilométrage inférieur de 5%). Les coûts péage annoncés étant identiques.

Pour des raisons d'équité il conviendra donc de se référer toujours à la même source. En revanche ces coûts représentent des frais réels. Il n'est tenu aucun compte d'amortissement de véhicule ni de son entretien. Le coût estimé au Km est donc pour Via Michelin de 0,10 et de 0,09 pour Mappy.

Si de tels montants sont retenus pour les remboursements kilométriques il n'est pas concevable d'y associer un ratio comme celui de 66% évoqué dans cette version du RI.

A propos de ce ratio je pense qu'il faut le faire disparaître du RI. Celui-ci n'ayant de cohérence qu'avec la notion d'abandon de créance, voie qui est actuellement en travaux pour une durée indéterminée. De plus introduire ce ratio en finalité de calcul pourrait induire des quiproquos.

Au paragraphe 5.4 Frais kilométriques : il est fait référence à "la valeur recommandée par l'administration fiscale pour le milieu associatif". Cette notion n'existe plus depuis 2022. L'administration fiscale y a substitué le taux applicable pour les salariés (d'où "l'envolée" des frais kilométriques constatés pour 2023, passés de 0,034/Km à 0,60/Km minimum ; cette modification n'avait pas été appliquée en 2022).

Par ailleurs il serait utile que dans le "barème" soient inclus les montants forfaitaires maximum pour les nuitées (avec ou sans les petits déjeuners) et les repas.

Par ailleurs les frais de papeterie et d'affranchissement sont des frais de gestion et non de représentation, il est donc logique qu'ils ne soient pas cités ici et que, par ailleurs, ils soient remboursés intégralement sur facture (et non note de frais) ; tout comme, éventuellement d'autres frais de gestion telles des cartouches d'encre pour les "gros" utilisateurs ou tout autre fourniture dite de bureau ou de petit équipement.

Ci-dessous, quelques corrections orthographiques et typographiques
- Pour toutes les dépenses engagées pour CDZ, le demandeur recherchera le coût minimal, par exemple en anticipant la réservation, en partageant l’hébergement, en pratiquant le covoiturage, en privIlégiant l’itinéraire sans péage si le gain de temps est faible, …
1.1 €/km est calculé (pas d'espace) , par exemple selon la valeur recommandée par l’administration fiscale pour le milieu associatif ou celui d’une application « calcul d’itinéraire » reconnue pour un véhicule catégorie B

Abandons de créances
- En l’attente de l’agrément d’intérêt général (pas de "e")

[PIERRE]

tout à fait d'accord pour ce qui est frais de bureau (pas Bureau) qui doit être pris à 100% comme le sont les timbres et affranchissements.
on imagine mal aller à la poste devoir payer l'expédition du bulletin avec sa carte bleue et se faire rembourser seulement 66% !

pour les déplacements (au sens large du terme)
André, on a un choix de base à faire :
soit on part dans l'optique de bénéficier un jour un jour de l'avantage fiscal - ce qui coutera moins au Cercle à terme
soit on rembourse systématiquement.

si c'est le second choix, et qu'il y a des plafonds, il faut rembourser alors à 100% pour tous les frais engagés.

pour le premier choix, la notion de 66% sur les barèmes qui seront ceux appliqués dans quelques temps devrait être de mise - l'idée étant que si le bénéficiaire ne peut profiter de l'avantage fiscal il ne soit ni favorisé ni péjoré par rapport à celui qui en bénéficie. par contre les barèmes doivent se calquer sur l'administration.
ce qui motive ma position, c'est que le système qui doit être adopté soit le même aujourd'hui comme dans quelques années. il faut un peu de cohérence à un moment.
pour le RI, je suis plus favorable au calcul selon l'administration fiscale, et que tel soit décrit dans les textes. même s'il est "facile" de modifier un RI, je ne souhaite pas qu'il doive évoluer chaque année.
par contre, rien n’empêche le Bureau de décider, en attendant cette reconnaissance fiscale de ne pas utiliser le barème à 0,697, mais un taux plus proche de celui appliqué avant l'alignement de 2022.

[stratus]

Le "retour" à l'indemnisation via reçu fiscal n'est pas pour demain (2026 au mieux). Il sera toujours temps d'apporter des modifications au RI.

Quant à appliquer les "tarifs du fisc" à part les frais kilométriques je n'en connais pas d'autres. Ceux-là même que tu juges trop élevés et pour lesquels il faudrait faire une exception ; restons logiques et abandonnons, provisoirement, ce ratio perturbateur de 66%.

Une fois obtenu le rescrit fiscal (si nous l'obtenons) les cas de remboursements "secs" seront rares et nous pourrons revenir alors au texte précédent qui est apparu dans un compte rendu d'AG (2022 ou 2023).

Sinon faisons profil bas, la prochaine AG pourrait être "animée", et appliquons le barème Via Michelin ou Mappy (il faudra choisir) et qui n'est pas de 0,30 mais plutôt 0,09 ou 0,10 (cf. ma démonstration précédente basée UNIQUEMENT sur de l'arithmétique) et fixons un forfait par nuitée (avec ou sans petit déjeuner) et par repas sans appliquer le moindre ratio ; ceci n'excluant pas l'envoi de justificatifs par le demandeur.

Je suis prêt a reconstruire le document "Remboursement de frais" que j'avais réalisé pour la situation précédente et qui tiendrait compte de l'application de ces "forfaits" et chiffrage (carburant et péage) selon Via Michelin ou Mappy de chacun des déplacements.